20.06.2024

Jak chronić dane klienta za pomocą ekskluzywnych pól w projektach Oki-Toki?

Dlaczego potrzebne jest rozdzielenie informacji o kliencie w formularzu? Oki-Toki podpowie. W rezultacie, agent – popełnia mniej błędów i pracuje szybciej.

Jak chronić dane klienta za pomocą ekskluzywnych pól w projektach Oki-Toki?

Jeśli pracujesz w centrum kontaktowym i zarządzasz kilkoma projektami jednocześnie, to wiesz, że zarządzanie danymi to prawdziwy ból głowy. Ochrona poufnych informacji klientów staje się niezwykle ważnym zadaniem. Różne projekty, różni klienci, mnóstwo informacji – jak to wszystko zorganizować, żeby się nie pogubić i nie stracić ważnych danych? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Czym są pola kontaktu

Pola kontaktu to dane o klientach, które są przechowywane w systemie CRM. Na przykład: imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail i inne informacje potrzebne operatorowi. Za ich pomocą można szybko znaleźć potrzebne dane o kliencie, a także uzupełnić je nowymi wpisami. Pola kontaktu mogą być dostosowane do konkretnych potrzeb firmy i różnych projektów biznesowych.

Ankieta CRM w Oki-Toki
Ankieta CRM

Zalety pól kontaktu w Oki-Toki

Głównym celem stosowania pól kontaktu jest organizacja i przechowywanie informacji o klientach. W Oki-Toki można je łatwo systematyzować, czyniąc je dostępnymi i wygodnymi do pracy dla operatorów. A rozdzielenie według projektów zwiększy kontrolę dostępu do danych. Każdy projekt ma swoje unikalne pola, co pozwala operatorom widzieć tylko potrzebne informacje i unikać zamieszania. Dzięki temu podejściu operatorzy widzą tylko to, co dotyczy ich bieżącego projektu. Ponadto podział pól według projektów zwiększa bezpieczeństwo danych klientów, zapewniając solidną ochronę i poufność.

Jak stworzyć pola kontaktu w Oki-Toki

Aby utworzyć ekskluzywne pola w Oki-Toki:

  • Przejdź do menu CRM – sekcja Pola kontaktu i kliknij “Stwórz”. 
  • Pojawi się okno z ustawieniami, gdzie pole “Nazwa” jest obowiązkowe, pozostałe — według potrzeb. 
Tworzenie pola kontaktu Oki-Toki
Tworzenie pola kontaktu
  • Wybierz projekty, w których będzie używane. Jeśli ich jeszcze nie ma, możesz to zrobić później. 

Jak stworzyć projekty przeczytaj w osobnym artykule na blogu.

  • Jeżeli aktywujesz parametr “Unikalne wartości”, system będzie kontrolować unikalność kontaktów na podstawie zawartości tego pola, czyli każdy kontakt będzie miał unikalne dane w tym polu.
  • Ukryte pole nie jest widoczne w ankiecie podczas rozmowy i dostępne tylko dla tych, którzy mają prawo “widzieć maskowane pola”. Oznacza to, że takie informacje są dostępne tylko dla określonych pracowników, co zwiększa bezpieczeństwo i poufność danych. Ukryte pola pomagają ograniczyć dostęp do ważnych informacji, zapewniając dodatkową ochronę.

Aby dodać dodatkowe informacje o kliencie z importu do CRM Oki-Toki, musisz powiązać pola z ankietą:

  • Przejdź do ustawień ankiety, sekcja “Dane i pola”.
  • Kliknij przycisk “Dodaj” i pojawi się okno z dołączaniem pola.
Łączenie z polami importu w OKI TOKI
Łączenie z polami importu
  • Aby powiązać pola kontaktu z polami importu, użyj nawiasów klamrowych {{}}.
  • Dla stałej (stałej wartości w polu kontaktu) wpisz nazwę bez nawiasów klamrowych.

Ważne! Oki-Toki uwzględnia wielkość liter.

Przykłady:

  • {{Imię}} = Imię podane w imporcie
  • Sprzedaż = Stała wartość “Sprzedaż”

Aby operator mógł dodawać informacje o kliencie do ankiety podczas rozmowy, wykonaj następujące kroki:

  • Przejdź do ustawień ankiety, sekcja “Edycja odpowiedzi”.
  • Wybierz “Integracja CRM” i wskaż pole kontaktu.
Pole do wypełnienia w CRM
Pole do wypełnienia w CRM

Odpowiedź operatora lub zawartość odpowiedzi (w przypadku odpowiedzi tekstowej) zostanie przypisana do wskazanego pola kontaktu.

Mechanizmy ochrony danych klienta

Pola w Oki-Toki zapewniają solidną ochronę danych w call centre między różnymi projektami dzięki ich izolacji. Każde pole jest przypisane do konkretnego projektu i dostępne tylko dla tych operatorów, którzy w nim pracują. Te środki bezpieczeństwa w call centre eliminują możliwość przypadkowego lub nieautoryzowanego dostępu. W ten sposób informacje z jednego projektu nigdy nie krzyżują się z innymi, co minimalizuje ryzyko wycieków i naruszeń bezpieczeństwa.

Pola kontaktu w projekcie OKI-TOKI
Pola kontaktu w projekcie

W Oki-Toki ochronić informacje i ograniczyć prawa można za pomocą ról. W ustawieniach wystarczy wskazać, do których sekcji pracownik będzie miał dostęp, a do których nie. Jest również możliwość ograniczenia zarządzania i widoczności pól kontaktowych klienta. Ustawianie ról pozwala zorganizować dostęp do informacji w CRM. Na przykład, można stworzyć swoją rolę “Menadżer sprzedaży” i pracownik, któremu przypisano tę rolę, będzie widział dane o kliencie i transakcjach, podczas gdy “Wsparcie techniczne” ma dostęp tylko do zgłoszeń klientów. Role pomagają zapewnić bezpieczeństwo i efektywność pracy w CRM, ograniczając dostęp do poufnych informacji tylko dla tych użytkowników, którym są one potrzebne. Więcej informacji o rolach można znaleźć w naszym artykule.

Oceń wiadomości:

Przeczytaj także

photo
Wtorek berezen 23rd, 2021 Mozliwe problemy podczas uruchamiania call center

Historia o uruchomieniu call center. O problemach, z którymi musieliśmy się zmierzyć podczas implementacji z Oki-Toki, i jak je rozwiązaliśmy!

Więcej szczegółów
photo
Czwartek Traven 18th, 2023 Scenariusz – Kwestionariusz badawczy lub Ankieta (Cati) – Klucz do Sukcesu

Ankieta do badania (CATI) to liniowy skrypt do wywiadu. Najczęściej stosowany w badaniach społecznych, ocenie jakości usług lub programach lojalnościowych.

Więcej szczegółów