Jeśli pracujesz w centrum kontaktowym i zarządzasz kilkoma projektami jednocześnie, to wiesz, że zarządzanie danymi to prawdziwy ból głowy. Ochrona poufnych informacji klientów staje się niezwykle ważnym zadaniem. Różne projekty, różni klienci, mnóstwo informacji – jak to wszystko zorganizować, żeby się nie pogubić i nie stracić ważnych danych? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.
Czym są pola kontaktu
Pola kontaktu to dane o klientach, które są przechowywane w systemie CRM. Na przykład: imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail i inne informacje potrzebne operatorowi. Za ich pomocą można szybko znaleźć potrzebne dane o kliencie, a także uzupełnić je nowymi wpisami. Pola kontaktu mogą być dostosowane do konkretnych potrzeb firmy i różnych projektów biznesowych.
Zalety pól kontaktu w Oki-Toki
Głównym celem stosowania pól kontaktu jest organizacja i przechowywanie informacji o klientach. W Oki-Toki można je łatwo systematyzować, czyniąc je dostępnymi i wygodnymi do pracy dla operatorów. A rozdzielenie według projektów zwiększy kontrolę dostępu do danych. Każdy projekt ma swoje unikalne pola, co pozwala operatorom widzieć tylko potrzebne informacje i unikać zamieszania. Dzięki temu podejściu operatorzy widzą tylko to, co dotyczy ich bieżącego projektu. Ponadto podział pól według projektów zwiększa bezpieczeństwo danych klientów, zapewniając solidną ochronę i poufność.
Jak stworzyć pola kontaktu w Oki-Toki
Aby utworzyć ekskluzywne pola w Oki-Toki:
- Przejdź do menu CRM – sekcja Pola kontaktu i kliknij “Stwórz”.
- Pojawi się okno z ustawieniami, gdzie pole “Nazwa” jest obowiązkowe, pozostałe — według potrzeb.
- Wybierz projekty, w których będzie używane. Jeśli ich jeszcze nie ma, możesz to zrobić później.
Jak stworzyć projekty przeczytaj w osobnym artykule na blogu.
- Jeżeli aktywujesz parametr “Unikalne wartości”, system będzie kontrolować unikalność kontaktów na podstawie zawartości tego pola, czyli każdy kontakt będzie miał unikalne dane w tym polu.
- Ukryte pole nie jest widoczne w ankiecie podczas rozmowy i dostępne tylko dla tych, którzy mają prawo “widzieć maskowane pola”. Oznacza to, że takie informacje są dostępne tylko dla określonych pracowników, co zwiększa bezpieczeństwo i poufność danych. Ukryte pola pomagają ograniczyć dostęp do ważnych informacji, zapewniając dodatkową ochronę.
Aby dodać dodatkowe informacje o kliencie z importu do CRM Oki-Toki, musisz powiązać pola z ankietą:
- Przejdź do ustawień ankiety, sekcja “Dane i pola”.
- Kliknij przycisk “Dodaj” i pojawi się okno z dołączaniem pola.
- Aby powiązać pola kontaktu z polami importu, użyj nawiasów klamrowych {{}}.
- Dla stałej (stałej wartości w polu kontaktu) wpisz nazwę bez nawiasów klamrowych.
Ważne! Oki-Toki uwzględnia wielkość liter.
Przykłady:
- {{Imię}} = Imię podane w imporcie
- Sprzedaż = Stała wartość “Sprzedaż”
Aby operator mógł dodawać informacje o kliencie do ankiety podczas rozmowy, wykonaj następujące kroki:
- Przejdź do ustawień ankiety, sekcja “Edycja odpowiedzi”.
- Wybierz “Integracja CRM” i wskaż pole kontaktu.
Odpowiedź operatora lub zawartość odpowiedzi (w przypadku odpowiedzi tekstowej) zostanie przypisana do wskazanego pola kontaktu.
Mechanizmy ochrony danych klienta
Pola w Oki-Toki zapewniają solidną ochronę danych w call centre między różnymi projektami dzięki ich izolacji. Każde pole jest przypisane do konkretnego projektu i dostępne tylko dla tych operatorów, którzy w nim pracują. Te środki bezpieczeństwa w call centre eliminują możliwość przypadkowego lub nieautoryzowanego dostępu. W ten sposób informacje z jednego projektu nigdy nie krzyżują się z innymi, co minimalizuje ryzyko wycieków i naruszeń bezpieczeństwa.
W Oki-Toki ochronić informacje i ograniczyć prawa można za pomocą ról. W ustawieniach wystarczy wskazać, do których sekcji pracownik będzie miał dostęp, a do których nie. Jest również możliwość ograniczenia zarządzania i widoczności pól kontaktowych klienta. Ustawianie ról pozwala zorganizować dostęp do informacji w CRM. Na przykład, można stworzyć swoją rolę “Menadżer sprzedaży” i pracownik, któremu przypisano tę rolę, będzie widział dane o kliencie i transakcjach, podczas gdy “Wsparcie techniczne” ma dostęp tylko do zgłoszeń klientów. Role pomagają zapewnić bezpieczeństwo i efektywność pracy w CRM, ograniczając dostęp do poufnych informacji tylko dla tych użytkowników, którym są one potrzebne. Więcej informacji o rolach można znaleźć w naszym artykule.
