Call center dla prawnej firmy

Oki-Toki — to chmurowa usługa, z pomocą której każda prawnicza firma może zorganizować swoje contact center z minimalnym wysiłkiem i kosztami. Oferujemy gotowe rozwiązanie, dostosowane do potrzeb i specyfiki działania prawników.

Z Oki-Toki możesz uruchomić swoje call center w ciągu kilku dni, a nawet godzin (pod warunkiem, że masz już pracowników gotowych pełnić funkcje agentów). Nie musisz wydawać znaczących środków na zakup oprogramowania i wyposażenia, ponieważ komputery najprawdopodobniej już posiadasz. Podłączymy Cię do naszej chmurowej usługi i skonfigurujemy wszystkie niezbędne narzędzia do pracy contact center dla prawników.

Dlaczego prawnicy potrzebują contact center?

Jeśli firma prawnicza dąży do utrzymania stałego kontaktu z klientami i szybkiego przekazywania im ważnych wiadomości, organizacja dobrze działającego call center będzie bardzo pomocna.

Nieodebrane połączenie często równa się utraconemu klientowi. Nawet jeśli Twoja firma prawnicza została wybrana na podstawie polecenia, brak odpowiedzi lub oddzwonienia może utrudnić początkowe nawiązanie relacji. Z Oki-Toki będziesz mógł oddzwaniać maksymalnie szybko po nieodebranych połączeniach lub wysłać komunikat o planowanym czasie oddzwonienia. To pomoże Twojej firmie przyciągać nowych klientów i rozszerzać bazę klientów, pomimo zajętości Twoich prawników i sekretarzy.

Dla firmy prawniczej ważne jest, aby utrzymać u klientów poczucie istoty i unikatowości. Automatycznie otwierana w Oki-Toki karta klienta pozwoli natychmiast zrozumieć, który z klientów dzwoni, nawet jeśli ostatni kontakt miał miejsce kilka lat temu. Konfigurowalne pola w formularzu pozwolą dostosować contact center do potrzeb firmy prawniczej. Wprowadzenie do karty danych o kluczowych momentach współpracy umożliwi szybką odpowiedź na stan spraw, terminy i planowane konsultacje.

Jeśli już korzystasz z CRM dla firmy prawniczej, to integracja z Oki-Toki ułatwi pracę i uczyni ją bardziej komfortową i przewidywalną, na ile to możliwe w dziedzinie prawa.

Dzięki “Oki-Toki” możesz zorganizować contact center dla prawników, niezależnie od liczby agentów. W jeden dzień może to być tylko sekretarka, a następnego dnia wszyscy pracownicy Twojej firmy mogą połączyć się z systemem, odbierać połączenia i udzielać konsultacji. “Oki-Toki” umożliwi Ci prowadzenie kampanii telefonicznych z wiadomościami, przypomnieniami i wyjaśnieniami. Jest to elastyczne rozwiązanie, które pomoże Twojej firmie skutecznie komunikować się z klientami i świadczyć wysokiej jakości usługi.

Oferujemy prostą rejestrację, szkolenie, wsparcie techniczne, płatność za dni lub regularne płatności, abyś mógł w pełni wykorzystać możliwości naszej usługi.

Jakie zadania call center firmy prawniczej rozwiąże Oki-Toki

• Obsługa połączeń i komunikacja z klientami: Oki-Toki automatycznie odbiera połączenia od klientów i kieruje je do odpowiednich prawników. System umożliwia nagrywanie rozmów do analizy procesu komunikacji z klientami.
• Zarządzanie połączeniami: Agenci call center usług prawniczych mogą tworzyć konferencje, przekierowywać połączenia i stawiać klientów na czekaniu.
• Czat z klientami: Prawnicy będą mogli komunikować się z klientami i partnerami na czacie, udzielać konsultacji w sprawie, wyjaśniać informacje i szybko odpowiadać na zapytania. Na przykład klienci mogą pisać na czacie na stronie lub w komunikatorze, a prawnicy będą odpowiadać przez system czatów Oki-Toki.
• Rozdzielenie połączeń według specjalistów i działów: W Oki-Toki można skutecznie rozdzielać połączenia między specjalistami i działami call center. Klienci będą kierowani do odpowiedniego prawnika lub działu za pomocą automatycznego systemu, co zapewni szybkie i precyzyjne rozwiązanie kwestii prawnych.
• Zmniejszenie obciążenia sekretarki:Agenci call center firmy prawniczej mogą przyjmować zgłoszenia i rejestrować klientów na konsultacje w biurze. Wszystkie dane będą wprowadzane do systemu CRM prawników, który jest dostępny dla pracowników – menedżerów, prawników, dyrektora.
• Powiadomienia e-mail i SMS: To umożliwi informowanie klientów o zmianach, ważnych ogłoszeniach i zmianach w harmonogramie pracy itp. Mailings przez e-mail i SMS pomogą utrzymać kontakt z klientami i zapewnić skuteczne informowanie o bieżącej działalności firmy.
• Przyciąganie nowych klientów: Jest możliwość skonfigurowania automatycznego dialera do klientów, którzy wcześniej zwrócili się o konsultację, zostawili zgłoszenia na stronach internetowych lub zadawali pytania o bezpłatną pomoc prawną.

Oki-Toki pomoże zapewnić całodobową pracę infolinii, w dni wolne i świąteczne, aby nie przegapić połączeń od klientów. Zachowamy informacje o każdym przychodzącym połączeniu, a niewykorzystane można zaprogramować na dialer, kiedy agenci pojawią się na linii.

Funkcjonalność Oki-Toki dla call center usług prawnych

Oferujemy szeroki zestaw narzędzi, raportów i konfiguracji, które umożliwią maksymalne dostosowanie systemu do Twoich zadań:

• Wirtualna centrala telefoniczna: Chmurowe call center pozwala skonfigurować wirtualną automatyczną centralę telefoniczną (PBX) bez konieczności zakupu drogiego sprzętu. Wszystkie operacje są prowadzone z przeglądarki internetowej, co zapewnia elastyczność i oszczędność kosztów.
• Menu głosowe (IVR): Interaktywne menu głosowe IVR pomoże zbudować sekwencję połączenia, tworząc wirtualnego operatora. Poprzez naciśnięcie przycisków na telefonie (sygnały DTMF) lub rozpoznawanie głosu, klienci mogą poruszać się po sekcjach menu i przejść do potrzebnego specjalisty lub działu.
• Nagrywanie rozmów i stenogram:Oki-Toki przechowuje nagrania rozmów, a dialogi z klientami są wyświetlane w postaci stenogramu, co pozwala analizować rozmowy z klientami. Nagrania te mogą służyć jako ważny dowód w razie sporów lub potrzeby potwierdzenia omówionych warunków i umów.
• Raportowanie: W dzienniku połączeń przechowywane są wszystkie dane komunikacji z klientami: numery telefonów, agenci, data, czas i czas trwania połączenia, a także dane wypełnienia formularza CRM. W raporcie można odsłuchać rozmowę, zobaczyć stenogram, a także wyeksportować połączenia.
• Omnikanałowość: W przeciwieństwie do wielu obszarów działalności, prawnicy muszą być gotowi do komunikacji z klientami za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji, które preferują. Wprowadzenie podejścia omnikanałowego umożliwia zapewnienie płynnego wymiany informacji z natychmiastowym dostępem do historii wcześniejszych zapytań, niezależnie od użytego kanału komunikacji (połączenia telefoniczne, e-mail, komunikatory, czat na stronie itp.).
• Mailings głosowe: W Oki-Toki istnieje możliwość wysyłania klientom wiadomości głosowych, nagranych przez lektora lub wygenerowanych przez robota. Używanie takich mailings ułatwi kontakt z klientami w sprawach, które nie wymagają kontaktu z prawnikami lub adwokatami, czyli automatyzację rutynowej komunikacji. Na przykład głosowy robot może poinformować klienta o stanie sprawy lub zmianie daty rozprawy.
• Callback: To tryb dialera dla “utraconych” klientów, którzy nie mogli się dodzwonić. Dialer będzie automatycznie oddzwaniał do abonentów określoną liczbę razy w wyznaczonym przedziale czasowym. Przy połączeniach Callback można przypisać określonego pracownika do klienta, co przyczynia się do bardziej spersonalizowanej obsługi.
• Integracja z CRM: Z Oki-Toki możesz korzystać zarówno z istniejącego CRM dla firmy prawniczej, jak i skorzystać z wbudowanego, dostarczonego w ramach naszej usługi. To pomoże Twojej firmie prawniczej bardziej efektywnie zarządzać bazą klientów, śledzić ważne dane i współdziałać z klientami. Będziesz mógł zachować i organizować informacje o klientach, sprawach i kontaktach, śledzić historię komunikacji, planować zadania i działania, co znacznie uprości proces pracy i zwiększy efektywność Twojej praktyki prawnej.

Aby skorzystać z usługi od Oki-Toki – zostaw wniosek na naszej stronie. Nie odkładaj na później – zacznij wdrażać gotowe rozwiązanie dla Twojego call center prawników już dziś!