17.09.2024

Instrukcja krok po kroku dotycząca importu kontaktów do CRM

Jak utworzyć import kontaktów do CRM dla wewnętrznych i outsourcingowych contact center Oki-Toki, ładowanie bazy.

Instrukcja krok po kroku dotycząca importu kontaktów do CRM

Dla skutecznej pracy call-center ważne jest, aby prawidłowo zorganizować import numerów. W tym artykule opowiemy, jak importować kontakty do CRM i Dialer Oki-Toki krok po kroku, począwszy od konfiguracji niezbędnych pól, aż do pomyślnego załadowania bazy i automatyzacji procesu.

Krok 1: Przygotowanie importu

Aby zaimportować kontakty do CRM, przejdź do sekcji Zasoby projektów, następnie wybierz Operacje masowe, kliknij Utwórz i wybierz Import.

Создание импорта в ОКИ-ТОКИ
Tworzenie importu
Otworzy się kreator krok po kroku załadowania bazy kontaktów do CRM. Na pierwszym kroku musisz określić nazwę importu, wybrać projekt i określić, gdzie zostaną załadowane dane: tylko do CRM, tylko do Dialera lub do obu obiektów.
Мастер загрузки
Kreator ładowania

Typy importu do CRM:

  • Dodanie — często wybierana opcja, w której system ładuje kontakty, które pomyślnie przeszły weryfikację duplikatów i poprawności numerów.
  • Aktualizacja — używane do aktualizowania pól istniejących kontaktów. Ważne, aby w CRM nie było duplikatów.
  • Dodanie + Aktualizacja — hybrydowa opcja, w której nowe kontakty są dodawane, a istniejące aktualizowane.

Po wybraniu typu importu skonfiguruj zasady walidacji i konwersji numerów.

  • Zasady dozwolonych numerów telefonów — Przykłady dozwolonych numerów telefonów: [12] — zawierają 12 cyfr; 044 — zaczynają się od 044; 044[7] — zaczynają się od 044 i zawierają jeszcze 7 cyfr. Oddzielać przecinkiem.
  • Zasady konwersji numerów — na przykład, formuła [11]/-7+8 zastępuje prefiks „7“ na „8“ dla wszystkich 11-cyfrowych numerów, gdzie pierwsza cyfra to „7“. Formuły są elastyczne i mogą być dostosowane do konkretnych wymagań.

Тип импорта и правила
Typ importu i zasady
W polu Formularz CRM wybierz formularz, do którego będą przypisane załadowane leady. Jeśli chcesz, aby dodane kontakty były automatycznie dzwonione, wybierz Import do Dialera i wskaż potrzebny dialer.
Выбор анкеты и Автообзвона
Wybór formularza i Dialera
Można również ustawić czas rozpoczęcia dzwonienia dla nowych leadów.
Время начала обзвона
Czas rozpoczęcia dzwonienia

Krok 2: Wybór danych

Teraz przejdziemy do drugiego punktu — automatyzacji importu kontaktów do CRM. Przed tobą otworzy się tabela, do której należy wkleić dane z MS Excel lub Google Sheets. Jeśli importujesz dane tylko do dialera, możesz załadować je razem z nagłówkami tabel, aby użyć ich jako pól kontaktu w formularzu CRM. Te pola są potrzebne do wypełnienia danych o kliencie: imię, adres i inne dane.

Таблица импорта
Tabela importu
Przy imporcie do CRM upewnij się, że dla każdej kolumny utworzono odpowiednie pole kontaktu, w którym będzie przechowywana importowana informacja. Aby skonfigurować pola kontaktów w CRM, przejdź do sekcji CRM, następnie do Pól kontaktów. Kliknij Utwórz, nadaj nazwę polu i kliknij Dodaj. Teraz to pole będzie dostępne do importu, i będziesz mógł w nie wprowadzić dane.
Создания поля контактов
Tworzenie pola kontaktów
Po dodaniu danych do tabeli importu przejdź do następnego punktu.

Krok 3: Podgląd

Import do DialeraW tej sekcji możesz zobaczyć i zweryfikować wszystkie dane, które zamierzasz zaimportować. Można też przesunąć nagłówki, klikając na strzałkę w górę. Upewnij się, że w kolumnie z numerami telefonów wybrane jest systemowe pole Telefony.

Перенос заголовка
Przenoszenie nagłówka
Import do CRMPonieważ wymagane pola dla kontaktów zostały wcześniej utworzone, musisz je teraz skojarzyć z każdą kolumną tabeli.
Сопоставление полей
Kojarzenie pól
Po edycji danych w sekcji Podgląd kliknij Importuj.

Wyniki importu

Jeśli wszystko zostało zrobione poprawnie, proces importu zakończy się sukcesem, a numery zostaną załadowane. Jednak mogą wystąpić przypadki, gdy niektóre kontakty zostaną oznaczone jako nieudane. Może to nastąpić z powodu kontroli duplikatów przy imporcie kontaktów lub jeśli te numery są na liście czarnej. Możesz określić Czarną listę w ustawieniach dialera, a podczas importu system będzie sprawdzał listę i nie doda numerów.

Успешный импорт
Udany import

Co robić, jeśli w tabeli wyników importu w linii “Niepowodzenie” znajdują się kontakty?

Po prostu kliknij na status “Niepowodzenie” (wyróżniony linkiem), aby pobrać listę nieudanych kontaktów. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij po prawej stronie tabeli na przycisk Działania — Wynik.

Выгрузка списка
Wyładowanie listy
W pierwszej kolumnie możesz zobaczyć jedno z następujących wyjaśnień niepowodzenia importu:

    • not_unique — nie unikalny: numer już istnieje w dialerze lub jako kontakt (jeśli aktywna jest kontrola duplikatów).
    • wrong_format — niepoprawny format: status może pojawić się, jeśli w polu numeru telefonu podana jest nieprawidłowa wartość.
    • blacklisted — numery znajdują się na czarnej liście.

Prawidłowo skonfigurowany import kontaktów pomaga uniknąć problemów z nieprawidłowymi numerami i innymi błędami, które mogą przeszkadzać w pracy call-center. Postępując zgodnie z tą instrukcją, łatwo sobie poradzisz z zadaniem i import stanie się szybszy i bardziej niezawodny, pomagając lepiej zarządzać i optymalizować pracę call-center.

Oceń wiadomości:

Przeczytaj także

photo
Wtorek lipen 26th, 2022 Efektywne skrypty dla połączeń przychodzących: Gwarantowana jakość obsługi klienta

Skrypt dla połączeń przychodzących jest przeznaczony dla „ciepłego”, kompetentnego klienta, który wymaga informacji na różnorodne, specjalistyczne pytania.

Więcej szczegółów
photo
Czwartek Lyuty 22nd, 2024 Jak zbudować relacje zaufania z klientami call-center

Jak agent może zdobyć zaufanie i nawiązać kontakt z klientem, przydatne wskazówki i zalecenia dla pracowników call center.

Więcej szczegółów