17.06.2020

Instrukcja importu kontaktów do systemu CRM

Jak utworzyć import kontaktów do CRM dla wewnętrznych i outsourcingowych contact center Oki-Toki, ładowanie bazy.

Instrukcja importu kontaktów do systemu CRM

Tworzenie nowego importu kontaktów do CRM

Przejdź do sekcji “Zasoby projektu”, do podsekcji “Operacje masowe“. Kliknij Utwórz i wybierz Import kontaktów do CRM.

Tworzenie nowego importu kontaktów do CRM

Wypełnianie ustawień

  • Nazwa – zazwyczaj pozostawiana bez zmian, ale na przykład można wskazać orientację lub lojalność kontaktów do załadowania.
  • Opis – dodatkowe informacje o tworzonym imporcie kontaktów do CRM. Przydatne przy szukaniu konkretnego importu w przyszłości.
  • Typ importu:
    • Dodanie – zazwyczaj korzystają z tego rozwiązania. System utworzy wszystkie kontakty załadowane w tym imporcie, które spełnią wymagane parametry. Na przykład, przejdą one sprawdzenie pod kątem duplikatów, zawierają numer telefonu i spełniają zasady walidacji)
    • Aktualizacja – celem importu jest zaktualizowanie pól istniejących kontaktów. (Dla tej operacji, CRM nie powinno zawierać duplikatów)
    • Dodanie + Aktualizacja – nowe zostaną dodane, a istniejące zostaną zaktualizowane (hybryda dwóch pierwszych typów importu)

    /li>

  • Zasady walidacji numerów – na przykład [11] – to oznacza, że tylko 12-cyfrowe numery telefonów przejdą kontrolę i zostaną dodane.
  • Zasady przekształcania numerów – na przykład, podając formułę “[11]/-7+8”, prefiks (pierwsza cyfra) “7” we wszystkich numerach 11-cyfrowych zostanie zastąpiony przez “8” (w tych numerach, gdzie pierwsza cyfra to rzeczywiście “7” ). Formuły nie mają surowych ograniczeń i mogą być dostosowywane do potrzeb klienta. Na przykład, jeśli dodajesz numer 10-cyfrowy (bez prefiksu), prefiks do wszystkich numerów można dodać za pomocą formuły “[10]/+7”.
  • Rozmowy automatyczne – zaznacz, jeśli jest to potrzebne, połączenia automatyczne, które będą wykonywać połączenia z ładowanymi kontaktami.
  • Czas rozpoczęcia połączeń automatycznych – to czas, na który zaplanowano rozpoczęcie połączeń dla tego importu.
  • Scenariusz – proces biznesowy, który przydzielacie do tych kontaktów w CRM.
  • Kolejka – wybierz kolejkę, do której będą przypisane kontakty. Użytkownicy, którzy nie są przeznaczeni dla tej kolejki, nie zobaczą tych kontaktów.
  • /ul>
     

    Ustalanie pól kontaktu

    Teraz wybieramy z listy pola kontaktu z CRM w takiej samej kolejności, w jakiej są one podane w tabeli ładowanej bazy.Importowanie kontaktów do CRM

    Import danych

    Więc, po wyborze wszystkich pól, pozostaje tylko skopiować zawartość tabeli z bazą kontaktów i po prostu wkleić ją do pola tekstowego pod polami kontaktowymi. Następnie zapisujemy import, uruchamiając tym samym proces ładowania danych do CRM, gotowe!

    Import kontaktów do CRM

    Dodawanie nowych pól

    Jeśli standardowych pól jest niewystarczająco, przejdź do menu CRM, do sekcji Pola kontaktu, wybierz „Utwórz” i dodaj nowe pole. Po zapisaniu wystarczy powrócić do tworzenia importu, a nowe pole pojawi się na liście.Import kontaktów do CRM

    Duplikaty

    Sprawdzanie duplikatów kontaktów w CRM nie wymaga już unikalnych kombinacji pól – teraz wystarczy zdefiniować pole kontaktu, które będzie uważane za unikatowe, przejść do ustawień i aktywować sprawdzanie

    Import kontaktów do CRM: sprawdzanie duplikatów
    Przy imporcie kontaktów do CRM, wskazówka pokaże, które pole jest aktualnie używane do sprawdzania duplikatów (domyślnie sprawdzanie duplikatów jest wyłączone). Nie trzeba już podawać unikalnych pól przy każdym imporcie. Po aktywacji, kontrola będzie działać ciągle, a kontakty, które nie przejdą kontroli, zostaną zarejestrowane w wynikach importu.

    Import kontaktów do CRM

    Rezultaty importu

    Jeśli zrobiliśmy wszystko poprawnie, wynikiem będzie zrealizowana operacja i kontakty zostaną pomyślnie załadowane. Ale jeśli niektóre kontakty miały zduplikowane numery lub w przypadku sprawdzania dublikatów, lub jeśli niektóre kontakty nie miały numeru telefonu – wszystko to może spowodować, że niektóre kontakty są u ciebie wykrywane.

    Rezultaty importu kontaktów do CRM

    Co zrobić, jeśli w wierszu Niepowodzenie (Zawiodło) w tabeli wyników importu są nieudane kontakty? Po prostu klikamy na stan Niepowodzenie (Zawiodło) (podkreślone jako hiperłącze) i pobieramy listę nieudanych kontaktów. Aby dowiedzieć się więcej, kliknij na prawo od tabeli na przycisk “Akcje” – “Wynik”. W pierwszej kolumnie możesz zobaczyć jedno z tych wyjaśnień nieudanego załadowania:

    • not_unique => nie jest unikalny: taki numer jest w automatycznym wywoływaniu lub już istnieje kontakt z takim numerem (jeżeli aktywna jest opcja sprawdzania duplikatów)
    • wrong_format => niepoprawny format: status może pojawić się, jeśli, na przykład, w polu numeru telefonu podano wartość tekstową, która nie może być numerem abonenta)
    • no_phones_column => pole bez telefonów: w kolumnie z numerem telefonu brakuje numeru
    • no_fields => brak pól: wykonano import, nie określając pól (lub określając zbyt mało pól)

    Do pracy z dużą bazą klientów można używać autodialera, więcej szczegółów tutaj.

    Dziękujemy za uwagę!

    Sergej Astapenkov

Oceń wiadomości:

Przeczytaj także

photo
Czwartek Veresena 10th, 2020 Jak poprawić pracę call center? 12 Przydatnych porad

Jak poprawić pracę call center, zwiększyć jego efektywność, najważniejsze momenty, metody, użyteczne rady.

Więcej szczegółów
photo
Wtorek opadanie liści 8th, 2022 System biletowy Oki-Toki

Zoptymalizuj obsługę zapytań klientów za pomocą systemu ticketowego Oki-Toki. Wygodne i efektywne zarządzanie biletami dla lepszej obsługi.

Więcej szczegółów