Uruchamiając call-center, od razu nasuwa się pytanie: gdzie przechowywać nagrania rozmów operatorów? W Oki-Toki każda firma ma podstawowe 10 GB miejsca — to około 1400 godzin rozmów, które zobowiązujemy się przechowywać przez pół roku. Ale co zrobić, jeśli jest znacznie więcej rozmów? Albo jeśli potrzebne są stare nagrania? Tutaj mamy dwie proste opcje: rozszerzyć miejsce w Oki-Toki lub podłączyć zewnętrzne.
Do czego potrzebne jest zewnętrzne miejsce do przechowywania
Co wybrać: Oki-Toki czy przechowywanie “w chmurze”
Jak podłączyć Google Drive do Oki-Toki
Jak podłączyć Dropbox
Jak naprawić błędy połączenia
Do czego potrzebne jest zewnętrzne miejsce do przechowywania
Przechowywanie nagrań rozmów w chmurze – jest bardzo wygodne. Dostęp do nagrań jest wszędzie, gdzie jest internet — z komputera lub telefonu. I nie trzeba mieć własnych serwerów, aby zabezpieczyć dane. Tutaj można być pewnym: żadna rozmowa się nie zgubi i zawsze będziesz mógł znaleźć potrzebne nagranie w kilka kliknięć.
Dla wielu firm to nie tylko wygoda, ale konieczność. W call-centerach, działach obsługi klienta, taksówkach i innych dziedzinach często zgodnie z regulaminem trzeba przechowywać nagrania rozmów. Przeniesienie nagrań rozmów do przechowywania w chmurze pomoże efektywnie zarządzać tymi danymi i nie stracić ani jednej ważnej rozmowy.
Co wybrać: Oki-Toki czy przechowywanie “w chmurze”
Aby zrozumieć, co będzie lepiej pasować do Twojej firmy, przeprowadźmy porównanie zewnętrznego i wewnętrznego miejsca do przechowywania. Zalety zewnętrznego przechowywania nagrań:
- Dostęp: nagrania znajdują się poza Oki-Toki, a zatem dostęp do nich masz zawsze warunkowo;
- Elastyczność: dzielisz się rozmowami wybiórczo — na przykład z partnerami, nie tworząc dla nich profilu w Oki-Toki.
- Koszt: przechowywanie w chmurze często kosztuje mniej, a są dodatkowe zniżki przy rocznej płatności.
- Skalowalność: nie musisz martwić się czy wystarczy miejsca — zawsze można zwiększyć ilość miejsca w przechowywaniu, zmieniając plan.
- Bezpieczeństwo: nagrania są chronione według wysokich standardów, eliminując utratę i nieautoryzowany dostęp.
Przechowywanie nagrań w Oki-Toki również ma swoje plusy:
- Wewnętrzne miejsce do przechowywania w Oki-Toki, kiedy jest zapełnione w 100%, zastępuje nowymi nagraniami najstarsze, dając priorytet aktualności. Google Drive nie ma takiej priorytetowości;
- Dodatkowe wewnętrzne miejsce do przechowywania, podobnie jak podstawowe, pozwala słuchać dialogów bezpośrednio z Dziennika połączeń. A nagrania przeniesione do chmury są dostępne tylko poza interfejsem Oki-Toki;
- Nagrania w Dzienniku połączeń można znajdować według wielu parametrów i w razie potrzeby pobrać. Na zewnętrznym dysku można szukać po nazwie pliku lub jego części;
W Oki-Toki możesz samodzielnie skompilować nazwę pliku, to znaczy wskazać dane: imię agenta, Kolejkę/Automatyczne wybieranie, typ połączenia, numer telefonu i imię klienta. Plik nagrania rozmowy z taką nazwą będzie pobierany na komputer i eksportowany na zewnętrzny dysk.
- W Dzienniku połączeń Oki-Toki widać kto słuchał, pobierał lub robił eksport do chmury;
Ponieważ domyślnie Google Disk jest otwarty tylko dla jednego użytkownika, aby posłuchać rozmowy innemu człowiekowi, trzeba mu udostępnić dostęp. W Oki-Toki regulowane jest to przez Role i Projekty;
- Osoba z dostępem do zewnętrznego miejsca do przechowywania i z prawem edycji może przypadkowo lub celowo usunąć wszystkie rozmowy w dwa kliknięcia, bez możliwości ich odzyskania. W Oki-Toki nagrania będą przechowywane tak długo, jak to konieczne;
- Zwiększenie ilości dodatkowego wewnętrznego miejsca do przechowywania w Oki-Toki można zrobić w kilka kliknięć przez Zarządzanie usługami. Tam wyświetlany jest rozmiar głównego miejsca do przechowywania (10 GB), dodatkowego, a także ile % zajęte.
Którą opcję wybrać – to zależy tylko od ciebie. Jeśli wybrałeś podłączenie przechowywania w chmurze, poniżej w artykule są dwie instrukcje z Ustawieniami Google Drive dla nagrań rozmów i Dropbox w Oki-Toki.
Jak podłączyć Google Drive do Oki-Toki
W sekcji Zewnętrzne źródła za pomocą przycisku “Podłącz” wybierz z listy Google Drive. Pojawi się okno z wyborem konta Google.
Aplikacja zażąda dostępu, aby go udzielić należy otworzyć dodatkowe ustawienia i przejść za pomocą linku. Udziel praw i kliknij “Kontynuuj”.
Otworzy się strona z ustawieniami:
- Nazwa folderu – do niego będą zapisywane pliki mp3 podczas automatycznego eksportu, a także przy pobieraniu przez raport “Dziennik połączeń”;
- Typ eksportu – włącz suwak, jeśli potrzebny jest automatyczny eksport rozmów na Google Drive i wybierz jedną z trzech opcji:
- Backup: stare nagrania są przenoszone na zewnętrzny dysk przy zapełnieniu wewnętrznego miejsca do przechowywania;
- Mirror: audio jest nagrywane na głównym miejscu do przechowywania, a następnie kopiowane do chmury;
- External only: pliki audio są zapisywane tylko na zewnętrznym dysku.
Ponieważ liczba przesyłek do chmury jest ograniczona, nagrania będą pojawiać się z małym opóźnieniem.
Po wybraniu folderu i opcji eksportu naciśnij przycisk “Podłącz” – i gotowe. Ustawienie Google Drive dla nagrań rozmów jest zakończone, pliki audio będą zapisywane w chmurze.
Eksport nagrań rozmów na Google Drive można wykonać ręcznie. W “Dzienniku połączeń” generujesz raport według potrzebnych parametrów i klikasz przycisk “Eksport audio na zewnętrzny dysk”.
Jak podłączyć Dropbox
Dropbox — jeszcze jeden popularny serwis do przechowywania danych. Możesz ustawić automatyczny eksport rozmów do Dropbox z Oki-Toki. Cały proces konfiguracji jest prosty i zajmie tylko kilka minut.
Podłączanie Dropbox do Oki-Toki:
W sekcji Zewnętrzne źródła za pomocą przycisku “Podłącz” wybierz z listy Dropbox. Zostaniesz przekierowany na stronę logowania do Dropbox. Możesz zalogować się przez konto Google, Apple, przez e-mail lub zarejestrować się, jeśli jeszcze nie masz konta.
Następnie w Oki-Toki wypełnij nazwę dla folderu, gdzie będą zapisywane pliki mp3 i wybierz rodzaj eksportu – “Backup”, “Mirror” lub “External only”. Konfiguracja Dropbox dla nagrań rozmów została zakończona.
Eksport nagrań rozmów do Dropbox można wykonać ręcznie przez “Dziennik połączeń” w prawym górnym rogu panelu.
Jak naprawić błędy połączenia
Czasami przy podłączaniu Google Drive lub Dropbox do Oki-Toki mogą pojawić się błędy, ale zawsze istnieje sposób na ich rozwiązanie.
Oto kilka częstych problemów i sposoby ich rozwiązania:
Błąd połączenia Dropbox — co robić:
Jeśli podłączyłeś Dropbox i wystąpił błąd – na początek sprawdź czy poprawnie wprowadziłeś dane (login i hasło). Upewnij się, że Twój profil nie jest zablokowany i masz potrzebne uprawnienia do połączenia.
Jeśli wszystko zostało wprowadzone poprawnie – ponownie podłącz usługę w ustawieniach Oki-Toki. Często pomaga proste usunięcie i ponowne podłączenie.
Jak naprawić błąd połączenia Google Drive:
- Pierwszy wariant – usunąć integrację w Oki-Toki i ponownie podłączyć.
- Jeśli to nie pomaga – należy ponownie podłączyć, anulując wszystkie połączenia i na nowo udzielając dostępu.
W tym celu otwórz ustawienia konta Google – sekcję “Aplikacje stron trzecich i usługi” i anuluj wszystkie połączenia z Oki-Toki. Teraz można podłączać dysk.
- Przy problemach z Google Drive również w pierwszej kolejności sprawdź dane dla autoryzacji. Czasami konieczne jest odświeżenie tokenu dostępu, jeśli wygasł.
- Sprawdź również ustawienia profilu i czy masz dostęp do potrzebnego dysku oraz prawa do zapisu danych.
Jeśli żadna z wymienionych opcji nie pomogła nawiązać połączenia zewnętrznego dysku z Oki-Toki – możesz skontaktować się z naszym wsparciem technicznym, a my sprawdzimy, w czym może być problem. Mamy nadzieję, że nasze zalecenia pomogą Ci w wyborze sposobu przechowywania nagrań rozmów Twojego call-center.
