22.05.2024

Jak stworzyć szablon dla Email-rozsyłek w Kontakcie-Center?

Szablon mailingu dla scenariusza sprzedaży – narzędzie do automatycznego wysyłania e-maili ze scenariusza rozmowy, na wydarzenie lub za pomocą API.

Jak stworzyć szablon dla Email-rozsyłek w Kontakcie-Center?

Dzisiaj centra kontaktowe odgrywają kluczową rolę w komunikacji firm z ich klientami. Jedną z głównych metod interakcji jest email-рассылка. Pomaga ona nie tylko przekazać informacje o nowościach i promocjach, ale także utrzymać wysoki poziom lojalności.Dla centrum kontaktowego ważne jest posiadanie jakościowych szablonów maili do wysyłania. To standaryzuje komunikację i poprawia interakcję z klientami.Szczególnie przydatny będzie szablon dla scenariusza sprzedaży, który można wysyłać automatycznie na podstawie wydarzeń lub przez API. Takie maile mogą być wysyłane, na przykład, kiedy operator wybiera odpowiedź w ankietach CRM. W tym artykule opisaliśmy, dlaczego wysyłka maili jest potrzebna w call center, a także krok po kroku ustawienie szablonów w Oki-Toki.

Gdzie zastosować ten narzędzie?

Szablony maili są przydatne dla centrów kontaktowych, ponieważ pozwalają automatyzować wiele procesów i poprawić obsługę klientów. Na przykład:

  • Automatyzacja sprzedaży: Po pierwszym kontakcie z klientem można wysłać mail z podziękowaniem i dodatkowymi informacjami o produkcie lub usłudze.
  • Potwierdzenie zamówienia lub wniosku: Można używać automatycznych wysyłek maili z informacjami o realizacji zamówienia, aby poinformować klienta.
  • Przypomnienia i powiadomienia: Szablony mogą być używane do wysyłania przypomnień o terminach płatności, dostawie lub aktualizacjach odnośnie statusu zamówienia.
  • Reklama: Automatyczna wysyłka maili z informacjami o aktualnych promocjach, zniżkach lub specjalnych ofertach.

Wysyłka maili upraszcza pracę centrów kontaktowych, pozwala skuteczniej zarządzać komunikacją i podnosi jakość obsługi klientów, zapewniając terminowe informowanie i szybką odpowiedź.W Oki-Toki szablony są używane w sekcji «CRM» przy ustawianiu odpowiedzi w ankiecie. W otwartym menu wybierz potrzebny szablon maila i adresata (pole kontaktu zawierające email odbiorcy). Możesz ustawić wysyłkę kilku maili na jedną odpowiedź.

Wybór szablonu maila w Oki-Toki
Wybór szablonu maila

Ważne! Jeśli wskażesz kilka adresatów, każdemu z nich mail zostanie wysłany osobno, a nie w ramach masowej wysyłki.

Wybór adresatów do wysyłki w Oki-toki
Wybór adresatów do wysyłki

Jak ustawić SMTP?

Na początku konieczne jest ustawienie połączenia z serwerem SMTP do wysyłania emaili. Do tego będą potrzebne następujące dane:

  • SMTP-serwer: Może to być serwer Twojej firmy, serwer poczty dostawcy hostingowego lub zewnętrzny serwis SMTP, taki jak Gmail SMTP.
  • Dane logowania: Login i hasło do dostępu do serwera SMTP.
  • Szyfrowanie: Zaleca się używanie bezpiecznego połączenia (TLS lub SSL) do ochrony przesyłania danych.

Po otrzymaniu wszystkich potrzebnych informacji możesz je wprowadzić w integrację Mail SMTP.

Konfiguracja integracji Mail SMTP w Oki-toki
Konfiguracja integracji Mail SMTP

Jak zrobić szablon maila do wysyłki?

Następnie przechodzimy do ustawienia i tworzenia szablonu mailowego, można to zrobić w sekcji Szablony powiadomień:

  • Obowiązkowo podaj nazwę, sposób wysyłki i temat maila;

Jeśli potrzebne jest dołączenie plików, należy je wcześniej załadować klikając na przycisk Pliki w Oki-Toki, a następnie wybrać potrzebny dokument z listy.

Wybór pliku w szablonie powiadomień Oki-toki
Wybór pliku w szablonie powiadomień
Następnie przygotuj tekst maila, który zostanie wysłany odbiorcy.

  • Użyj smart tagów* do automatycznego dodawania informacji:
    • Tekst pytania nr 1— {{q1}};
    • Tekst pytania nr 1 i odpowiedzi nr 2 — {{q1a2}};
    • Zawartość pól tekstowych — {{q1a2.t}}.

Dla wygodnego wprowadzania zmiennych, użyj funkcji smart tagów, znajdującej się poniżej. Za pomocą tagów można jednym kliknięciem dodawać do szablonu informacje o wynikach rozmowy (lub innych informacji z systemu) do formułowania maila.

Przykład szablonu maila w Oki-toki
Przykład szablonu maila
*Smart tagi — to specjalne znaczniki lub zmienne używane w szablonach wiadomości (na przykład email-рассылок lub SMS), które są automatycznie wypełniane konkretnymi danymi podczas wysyłki. Na przykład, jeśli w ankiecie klienta wypełnione są pola kontaktowe, takie jak: {{Imię}}, {{Adres}}, {{Komentarz}}. Więcej można dowiedzieć się w artykule.

Wysyłanie wiadomości SMS do klientów

Oprócz wysyłki maili, w Oki-Toki można ustawić wysyłanie wiadomości SMS do klientów. Od czego zacząć:

  • Napisz tekst SMS: Przemyśl krótki i informatywny tekst, który zostanie wysłany do odbiorcy. Weź pod uwagę ograniczenia liczby znaków w SMS (zwykle do 160 znaków).
  • Użyj smart tagów: Smart tagi pozwalają automatycznie dodawać spersonalizowane informacje do SMS, takie jak imię klienta, data lub wyniki rozmowy.
  • Przykład szablonu SMS:”Dzień dobry, {{Name}}! Twoje zamówienie numer {{order_number}} zostało wysłane i wkrótce dotrze do Ciebie. Z poważaniem, Oki-Toki.”
  • Automatyczna wysyłka: Wiadomości SMS operator może wysłać ręcznie lub możesz ustawić automatyczną wysyłkę na podstawie określonych wydarzeń (na przykład, zakończenie rozmowy lub wypełnienie ankiety).

Aby zacząć używać szablonu do wysyłki SMS z CRM, trzeba stworzyć oddzielne szablony dla SMS. Podaj nazwę i wybierz w metodzie wysyłki dostawcę SMS. W linii “Szablon” napisz tekst, który będzie wysyłany do klienta, nie więcej niż 160 znaków.

Przykład szablonu SMS w Oki-toki
Przykład szablonu SMS

  • Sprawdzenie i testowanie: Przed rozpoczęciem wysyłki przetestuj wysyłkę na kilka numerów, aby upewnić się, że wyświetlanie i treść wiadomości są poprawne.
  • Wysyłka z miejsca operatora: Szablony dla operatora call center można używać nie tylko do automatycznych wysyłek w ankiecie, ale także przy wysyłaniu SMS z miejsca operatora.

Wysyłka SMS z miejsca operatora OKI-TOKI
Wysyłka SMS z miejsca operatora
Używanie szablonów SMS przyspiesza proces wysyłania wiadomości i przekazywania informacji po rozmowach telefonicznych.Wysyłka maili jest ważnym elementem automatyzacji interakcji z klientami. W Oki-Toki można łatwo ustawić i zastosować szablony do różnych zadań: od automatyzacji sprzedaży po wysyłkę powiadomień i kampanii reklamowych. To uprości pracę operatorów i zapewni szybką i skuteczną komunikację z klientami.Jeśli odwiedzasz naszą stronę po raz pierwszy — obejrzyj serię krótkich filmów o scenariuszach i ankietach Oki-Toki.

Oceń wiadomości:

Przeczytaj także

photo
Czwartek Robak 13th, 2024 Jak znaleźć podejście do konfliktowych klientów

Jacy są Klienci Call Center i jak skutecznie z nimi pracować. Proste i przydatne wskazówki dla operatorów dotyczące budowania zaufania i zachowania spokoju.

Więcej szczegółów
photo
Niedziela Traven 5th, 2019 Podsumowanie wiadomości z Oki-Toki na kwiecień 2019

Wiadomości Oki-Toki na kwiecień 2019: optymalizacja importu, książka adresowa w nowym miejscu pracy, czarna lista dla wychodzących połączeń, integracja z AMOCRM.

Więcej szczegółów