Dzisiaj contact center odgrywaj” kluczow” rol” w komunikacji firm z ich klientami. Jednym z podstawowych sposobow interakcji jest wysylka e-maili. Pomaga ona nie tylko przekazywac informacje o nowosciach i promocjach, ale tez utrzymywac wysoki poziom lojalnosci.
Dla contact center wazne jest posiadanie wysokiej jakosci szablonow wiadomosci do wysylki. Standaryzuje to komunikacje i poprawia interakcje z klientami.
Szczegolnie przydatny bedzie szablon dla scriptu sprzedazowego, ktory mozna automatycznie wysylac na podstawie zdarzen lub przez API. Takie wiadomosci moga byc wysylane na przyklad wtedy, gdy agent wybiera odpowiedz w ankiecie CRM.
W tym artykule opisalismy, po co potrzebna jest wysylka e-maili w call center, a takze krok po kroku pokazujemy konfiguracje szablonow w Oki-Toki.
Gdzie zastosowac to narzedzie?
Szablony wysylek e-mailowych sa przydatne dla contact center, poniewaz pozwalaja zautomatyzowac wiele procesow i poprawic obsluge klientow. Na przyklad:
- Automatyzacja sprzedazy: Po pierwszym kontakcie z klientem mozna wyslac wiadomosc z podziekowaniem i dodatkowymi informacjami o produkcie lub usludze.
- Potwierdzenie zamowienia lub zgloszenia: Mozna wykorzystac automatyczna wysylke wiadomosci z informacja o zlozeniu zamowienia, aby poinformowac klienta.
- Przypomnienia i powiadomienia: Szablony moga byc wykorzystywane do wysylania przypomnien o terminach platnosci, dostawie lub aktualizacjach statusu zamowienia.
- Reklama: Automatyczna wysylka wiadomosci z informacjami o aktualnych promocjach, rabatach lub ofertach specjalnych.
Wysylka e-maili upraszcza prace contact center, pozwala skuteczniej zarzadzac komunikacja i podnosi jakosc obslugi klientow, zapewniajac terminowe informowanie i szybka odpowiedz zwrotna.
W Oki-Toki szablony sa wykorzystywane w sekcji «CRM» podczas konfiguracji odpowiedzi ankiety. W otwartym menu wybierz odpowiedni szablon wiadomosci i adresata (pole kontaktu zawierajace adres e-mail odbiorcy). Mozesz skonfigurowac wysylke kilku wiadomosci dla jednej odpowiedzi.
Wazne! Jesli wskazesz kilku adresatow, kazdemu z nich wiadomosc zostanie wyslana osobno, a nie jako wysylka masowa.
Jak skonfigurowac SMTP?
Przede wszystkim nalezy skonfigurowac polaczenie z serwerem SMTP do wysylki e-maili. Do tego beda potrzebne nastepujace dane:
- Serwer SMTP: Moze to byc serwer Twojej firmy, serwer pocztowy dostawcy hostingu albo zewnetrzna usluga SMTP, taka jak Gmail SMTP.
- Dane logowania: Login i haslo do dostepu do serwera SMTP.
- Szyfrowanie: Zalecane jest korzystanie z bezpiecznego polaczenia (TLS lub SSL) do bezpiecznego przesylania danych.
Po uzyskaniu wszystkich potrzebnych informacji mozesz je wprowadzic w integracji Mail SMTP.
Jak stworzyc szablon wiadomosci do wysylki?
Nastepnie przechodzimy do konfiguracji i tworzenia szablonu wysylki e-mail, co mozna zrobic w sekcji Szablony powiadomien:
- Koniecznie podaj nazwe, sposob wysylki i temat wiadomosci;
Jesli trzeba dolaczyc pliki, nalezy je najpierw wgrac, klikajac przycisk Pliki w Oki-Toki, a nastepnie wybrac potrzebny dokument z listy.
Nastepnie przygotuj tresc wiadomosci, ktora zostanie wyslana do odbiorcy.
- Skorzystaj ze smart tagow* do automatycznego dodawania informacji:
- Tresc pytania nr 1— {{q1}};
- Tresc pytania nr 1 i odpowiedzi nr 2 — {{q1a2}};
- Zawartosc pol tekstowych — {{q1a2.t}}.
Dla wygodnego wprowadzania zmiennych skorzystaj z funkcji smart tagow znajdujacej sie ponizej. Za pomoca tagow mozna jednym kliknieciem dodawac do szablonu informacje o wynikach rozmowy (lub inne informacje z systemu) w celu przygotowania wiadomosci.
*Smart tagi to specjalne znaczniki lub zmienne uzywane w szablonach wiadomosci (na przyklad wysylkach e-mail lub SMS), ktore podczas wysylki sa automatycznie wypelniane konkretnymi danymi. Na przyklad, jesli w ankiecie klienta wypelnione sa pola kontaktu, takie jak: {{Imie}}, {{Adres}}, {{Komentarz}}. Wiecej o nich mozna przeczytac w artykule.
Wysylka wiadomosci SMS do klientow
Oprocz wysylki e-maili w Oki-Toki mozna skonfigurowac wysylke wiadomosci SMS do klientow. Od czego zaczac:
- Napisz tresc SMS: Opracuj krotki i informacyjny tekst, ktory zostanie wyslany do odbiorcy. Uwzglednij ograniczenia dotyczace liczby znakow w SMS (zwykle do 160 znakow).
- Uzyj smart tagow: Smart tagi pozwalaja automatycznie dodawac spersonalizowane informacje do SMS, takie jak imie klienta, data lub wyniki rozmowy.
- Przyklad szablonu SMS:”Dzien dobry, {{Name}}! Twoje zamowienie nr {{order_number}} zostalo wyslane i wkrótce do Ciebie dotrze. Z powazaniem, Oki-Toki.”
- Automatyczna wysylka: Wiadomosci SMS agent moze wyslac recznie lub mozna skonfigurowac automatyczna wysylke na podstawie okreslonych zdarzen (na przyklad zakonczenie rozmowy lub wypelnienie ankiety).
Aby zaczac korzystac z makiety wiadomosci do wysylki SMS z CRM, trzeba utworzyc osobne szablony dla SMS. Podaj nazwe i wybierz w sposobie wysylki dostawce SMS. W polu „Szablon” wpisz tekst, ktory bedzie wysylany do klienta, nie dluzszy niz 160 znakow.
- Sprawdzenie i testowanie: Przed uruchomieniem wysylki przetestuj wysylke na kilka numerow, aby upewnic sie, ze wyswietlanie i tresc wiadomosci sa poprawne.
- Wysylka z miejsca pracy: Szablony dla agenta call center mozna wykorzystywac nie tylko do automatycznych wysylek w ankiecie, ale tez przy wysylaniu SMS z miejsca pracy agenta.
Wykorzystanie szablonow SMS przyspiesza proces wysylania wiadomosci i przekazywania informacji po rozmowie.
Wysylka e-maili jest waznym elementem automatyzacji komunikacji z klientami. W Oki-Toki mozna latwo skonfigurowac i zastosowac szablony do roznych zadan: od automatyzacji sprzedazy po wysylke powiadomien i kampanii reklamowych. Ulatwi to prace agentow i zapewni szybka oraz skuteczna komunikacje z klientami.
Jesli jestes u nas na stronie po raz pierwszy — obejrzyj serie krotkich filmow o scriptach i ankietach Oki-Toki.
