Dzisiaj centra kontaktowe odgrywają kluczową rolę w komunikacji firm z ich klientami. Jedną z głównych metod interakcji jest email-рассылка. Pomaga ona nie tylko przekazać informacje o nowościach i promocjach, ale także utrzymać wysoki poziom lojalności.Dla centrum kontaktowego ważne jest posiadanie jakościowych szablonów maili do wysyłania. To standaryzuje komunikację i poprawia interakcję z klientami.Szczególnie przydatny będzie szablon dla scenariusza sprzedaży, który można wysyłać automatycznie na podstawie wydarzeń lub przez API. Takie maile mogą być wysyłane, na przykład, kiedy operator wybiera odpowiedź w ankietach CRM. W tym artykule opisaliśmy, dlaczego wysyłka maili jest potrzebna w call center, a także krok po kroku ustawienie szablonów w Oki-Toki.
Gdzie zastosować ten narzędzie?
Szablony maili są przydatne dla centrów kontaktowych, ponieważ pozwalają automatyzować wiele procesów i poprawić obsługę klientów. Na przykład:
- Automatyzacja sprzedaży: Po pierwszym kontakcie z klientem można wysłać mail z podziękowaniem i dodatkowymi informacjami o produkcie lub usłudze.
- Potwierdzenie zamówienia lub wniosku: Można używać automatycznych wysyłek maili z informacjami o realizacji zamówienia, aby poinformować klienta.
- Przypomnienia i powiadomienia: Szablony mogą być używane do wysyłania przypomnień o terminach płatności, dostawie lub aktualizacjach odnośnie statusu zamówienia.
- Reklama: Automatyczna wysyłka maili z informacjami o aktualnych promocjach, zniżkach lub specjalnych ofertach.
Wysyłka maili upraszcza pracę centrów kontaktowych, pozwala skuteczniej zarządzać komunikacją i podnosi jakość obsługi klientów, zapewniając terminowe informowanie i szybką odpowiedź.W Oki-Toki szablony są używane w sekcji «CRM» przy ustawianiu odpowiedzi w ankiecie. W otwartym menu wybierz potrzebny szablon maila i adresata (pole kontaktu zawierające email odbiorcy). Możesz ustawić wysyłkę kilku maili na jedną odpowiedź.
Ważne! Jeśli wskażesz kilka adresatów, każdemu z nich mail zostanie wysłany osobno, a nie w ramach masowej wysyłki.
Jak ustawić SMTP?
Na początku konieczne jest ustawienie połączenia z serwerem SMTP do wysyłania emaili. Do tego będą potrzebne następujące dane:
- SMTP-serwer: Może to być serwer Twojej firmy, serwer poczty dostawcy hostingowego lub zewnętrzny serwis SMTP, taki jak Gmail SMTP.
- Dane logowania: Login i hasło do dostępu do serwera SMTP.
- Szyfrowanie: Zaleca się używanie bezpiecznego połączenia (TLS lub SSL) do ochrony przesyłania danych.
Po otrzymaniu wszystkich potrzebnych informacji możesz je wprowadzić w integrację Mail SMTP.
Jak zrobić szablon maila do wysyłki?
Następnie przechodzimy do ustawienia i tworzenia szablonu mailowego, można to zrobić w sekcji Szablony powiadomień:
- Obowiązkowo podaj nazwę, sposób wysyłki i temat maila;
Jeśli potrzebne jest dołączenie plików, należy je wcześniej załadować klikając na przycisk Pliki w Oki-Toki, a następnie wybrać potrzebny dokument z listy.
- Użyj smart tagów* do automatycznego dodawania informacji:
- Tekst pytania nr 1— {{q1}};
- Tekst pytania nr 1 i odpowiedzi nr 2 — {{q1a2}};
- Zawartość pól tekstowych — {{q1a2.t}}.
Dla wygodnego wprowadzania zmiennych, użyj funkcji smart tagów, znajdującej się poniżej. Za pomocą tagów można jednym kliknięciem dodawać do szablonu informacje o wynikach rozmowy (lub innych informacji z systemu) do formułowania maila.
Wysyłanie wiadomości SMS do klientów
Oprócz wysyłki maili, w Oki-Toki można ustawić wysyłanie wiadomości SMS do klientów. Od czego zacząć:
- Napisz tekst SMS: Przemyśl krótki i informatywny tekst, który zostanie wysłany do odbiorcy. Weź pod uwagę ograniczenia liczby znaków w SMS (zwykle do 160 znaków).
- Użyj smart tagów: Smart tagi pozwalają automatycznie dodawać spersonalizowane informacje do SMS, takie jak imię klienta, data lub wyniki rozmowy.
- Przykład szablonu SMS:”Dzień dobry, {{Name}}! Twoje zamówienie numer {{order_number}} zostało wysłane i wkrótce dotrze do Ciebie. Z poważaniem, Oki-Toki.”
- Automatyczna wysyłka: Wiadomości SMS operator może wysłać ręcznie lub możesz ustawić automatyczną wysyłkę na podstawie określonych wydarzeń (na przykład, zakończenie rozmowy lub wypełnienie ankiety).
Aby zacząć używać szablonu do wysyłki SMS z CRM, trzeba stworzyć oddzielne szablony dla SMS. Podaj nazwę i wybierz w metodzie wysyłki dostawcę SMS. W linii “Szablon” napisz tekst, który będzie wysyłany do klienta, nie więcej niż 160 znaków. 
- Sprawdzenie i testowanie: Przed rozpoczęciem wysyłki przetestuj wysyłkę na kilka numerów, aby upewnić się, że wyświetlanie i treść wiadomości są poprawne.
- Wysyłka z miejsca operatora: Szablony dla operatora call center można używać nie tylko do automatycznych wysyłek w ankiecie, ale także przy wysyłaniu SMS z miejsca operatora.
