Praca z raportami – ważny aspekt każdego biznesu. Umiejętnie sporządzone raporty pomagają lepiej rozumieć aktualną sytuację, znaleźć słabe punkty firmy i usprawniać procesy biznesowe. W tym artykule opowiemy, jak uczynić proces tworzenia raportów prostszym i bardziej efektywnym.
Jak stworzyć efektywny system zarządzania raportami?
Na początek ważne jest wdrożenie właściwego dostępu do statystyk. W Oki-Toki można to zrobić na dwa sposoby:
- Korzystając z systemu ról i uprawnień, aby każdy otrzymywał tylko te informacje, które są mu rzeczywiście potrzebne do wykonania zadań. Więcej o ustawieniach ról można znaleźć na blogu.
- Korzystając z projektów. Jeśli pracownik nie należy do projektu, nie będzie mógł przeglądać danych. To narzędzie pomoże utrzymać prywatność, zwłaszcza gdy call center świadczy usługi dla wielu klientów jednocześnie. Poznaj szczegóły korzystania z projektów dla call center w artykule bloga.
System zarządzania raportami nie będzie efektywny, jeśli proces zbierania danych nie jest zoptymalizowany. W Oki-Toki dostępnych jest ponad 36 różnych raportów, które pomogą uzyskać wszystkie niezbędne informacje o pracy call center. Optymalne raporty dla Twojej firmy pomoże wybrać nasz artykuł na blogu.
Aby widzieć ogólny obraz działalności call center, ważne jest obserwowanie danych w czasie rzeczywistym. W Oki-Toki monitoring online jest realizowany za pomocą widżetów. Niezbędne widżety dotyczące kolejek, автообзвонов, IVR itd. można umieścić na panelu administracyjnym i być na bieżąco z wszelkimi zmianami.
Jakie oprogramowanie lub programy są zalecane do pracy z raportami?
Oki-Toki — to kompleksowe oprogramowanie do tworzenia raportów, które pomaga zbierać i analizować dane. Jest proste w użyciu i pozwala operacyjnie otrzymywać potrzebne informacje.
Ale czasami można sięgnąć po dodatkowe programy do przetwarzania i analizy danych.
Do pracy z tabelami można użyć:
- Microsoft Excel – narzędzie do analizy danych, które pozwala prowadzić obliczenia i wizualizować dane za pomocą wykresów i diagramów.
- Google Sheets – rozwiązanie chmurowe do pracy z tabelami, które zapewnia wygodny dostęp z dowolnego urządzenia i możliwość wspólnej pracy nad dokumentacją w czasie rzeczywistym.
W Oki-Toki zaimplementowano ręczny eksport w takich formatach jak: HTML, Excel, Google Sheets, co pozwoli szybko eksportować dane i przeprowadzić analizę w wygodnych dla Ciebie aplikacjach. A także to wygodny sposób na wymianę danych z kolegami, zapewniając wygodę i skuteczność wspólnej pracy.
Integracja Oki-Toki z różnymi zewnętrznymi systemami przez API otwiera wiele możliwości dla optymalizacji procesów biznesowych. To pozwala automatycznie wymieniać się danymi między systemami, z którymi pracuje firma. Integracja z CRM, platformami analitycznymi, systemami zarządzania projektami i innymi narzędziami sprzyja tworzeniu jednolitej ekosystemy, gdzie wszystkie dane są zsynchronizowane i dostępne w czasie rzeczywistym.
W sekcji Integracje znajduje się dokumentacja API, gdzie znajdziesz wszystkie niezbędne parametry ustawień dla przesyłania danych.
Jak zoptymalizować pracę z raportami?
Optymalizacja procesu pracy z raportami bezpośrednio zależy od właściwego dobierania narzędzi. Oki-Toki oferuje wiele przydatnych funkcji, które ułatwią ich tworzenie.
Filtry:
Każdy raport Oki-Toki zawiera filtry podstawowe i dodatkowe. Z ich pomocą można pogrupować informacje o pracy call center, konkretnym procesie biznesowym lub операторе. Wybierz parametry do filtrowania i otrzymaj potrzebne dane.
Odrębnym narzędziem w Oki-Toki zaimplementowany jest filtr połączeń. Jego głównym zadaniem jest ukrycie niecelowych połączeń (testowych, szkoleniowych). Więcej informacji o jego ustawieniach i użyciu w naszym artykule bloga.
Szablony:
Automatyzacja pracy z raportami pomaga przyspieszyć przetwarzanie informacji i zmniejszyć liczbę błędów. Jeśli zbierasz tę samą statystykę dla call center, na przykład liczbę przychodzących połączeń za poprzedni dzień – można użyć szablonów. To zaoszczędzi czas, który byłby inaczej poświęcony na wybór parametrów i wypełnianie potrzebnych pól.
W Oki-Toki szablony są podzielone na trzy rodzaje:
- indywidualny – tego szablonu może używać tylko użytkownik, który go stworzył;
- wspólny – aby stworzyć takie szablony, użytkownik potrzebuje specjalnego dostępu. W tym celu przejdź do sekcji “Role”, wybierz prawo “Zarządzanie wspólnymi szablonami raportów” i zaznacz ten punkt ptaszkiem;
- globalny – w tej sekcji znajdują się domyślne szablony. Zawierają one informacje, które są ważne dla większości użytkowników, zapewniając szybki dostęp do kluczowych danych.
Aby stworzyć swój własny unikalny szablon, wybierz opcję “Utwórz nowy szablon”. Nadaj nazwę i ustaw wymagane filtry. Następnie można zapisać te ustawienia i używać ich w przyszłości do szybkiego tworzenia raportów.
Możliwości eksportu:
W Oki-Toki można wyeksportować stenogramy i pliki audio na swój komputer lub do przechowywania w chmurze:
- Eksport stenogramów został zrealizowany w formacie HTML. Korzystając ze stenogramu dwustronnego, można otrzymać tekstową formę rozmowy klienta i оператора. W Oki-Toki nagranie оператора jest transkrybowane domyślnie i również dostępne do pobrania.
Stenogram w Oki-Toki jest wielojęzyczny i wyświetlany w formie tekstowej w różnych językach. To wygodne, jeśli call center pracuje z zagranicznymi klientami. W jednostronnym, rejestruje tylko stronę operatora – tekst zostanie wygenerowany w zależności od języka przeglądarki użytkownika.
- Połącz dysk chmurowy w sekcji Integracje/Zewnętrzne zasoby do eksportu danych do przechowywania. Wybierz warunki dla przesyłania nagrań audio i automatycznie otrzymuj dane z Oki-Toki.
Pobrać nagrania audio na komputer lub na zewnętrzny dysk można z Dziennika połączeń. Aby to zrobić, wybierz połączenia, ustaw sposób pobierania przez przycisk Eksport i pobierz pliki audio.
Jeśli potrzebujesz przesłać raport koleżance lub koledze – skopiuj link z paska adresu przeglądarki i wyślij go przez dowolny dostępny komunikator lub pocztę elektroniczną.
Oki-Toki sprzyja optymalizacji tworzenia raportów. Prosty i dostępny funkcjonalność pozwala pracować z danymi szybciej i łatwiej, minimalizując błędy i zapewniając dostęp do ważnych informacji.
Co to są automatyczne raporty i jak pomagają w pracy?
To raporty, które są tworzone automatycznie według ustalonego harmonogramu lub po spełnieniu określonych warunków. Upraszcza to pracę, ponieważ nie wymaga ciągłej interwencji człowieka do ich przygotowania.
W Oki-Toki dostępne są Raporty i konstruktor Datamixer.
- Raport – raport z podsumowanymi danymi o głównych procesach call center za wybrany okres. Dla wygodnego wyboru potrzebnych informacji podzieliliśmy je na takie sekcje: Połączenia, Автообзвоны, Użytkownicy, CRM, KPI, Czaty, Billing itd.
Każda sekcja zawiera działy, które można wykorzystać do szczegółowej analizy informacji. Aby stworzyć, przejdź do sekcji Raporty i wybierz sekcje oraz działy. Twój raport zostanie sformułowany i wysłany na wskazany adres e-mail. Więcej o Raportach przeczytasz w oddzielnym artykule.
- Datamixer – konstruktor, łączący dane z różnych sekcji Oki-Toki. Datamixer może łączyć informacje, tworząc unikalne raporty według twoich żądań.
Aby sformułować raport, należy przejść do sekcji Zasoby projektów/Datamixer. Wybierając niezbędne parametry i pola z listy dostępnych, łatwo można dostosować narzędzie do swoich potrzeb. Link do pobrania sformułowanych danych przyjdzie na twój e-mail zgodnie z wybraną periodycznością.
NOWOŚĆ! Wkrótce zostanie wydana aktualizacja tego narzędzia. Datamixer zmieni się nie tylko wizualnie, ale także rozszerzy się jego funkcjonalność. Dwa typy trybu tworzenia – podstawowy i zaawansowany, nowe pola raportów, logowanie zmian pozwolą tworzyć raporty prostsze, a przede wszystkim bardziej jakościowe.
Automatyczne raporty są wygodne dla tych, co chcą regularnie śledzić wydajność i efektywność bez potrzeby ręcznego zbierania danych. Używając odpowiedniego okresu czasu można otrzymywać statystyki pracy call center za ostatnią godzinę, dzień, tydzień czy miesiąc.
Oki-Toki dostarcza wszystkie niezbędne narzędzia, aby zoptymalizować proces pracy z raportami. Różne rodzaje raportów, automatyzacja zbierania i przetwarzania danych, wygodne filtry i szablony, a także integracja z zewnętrznymi systemami pozwalają przyspieszyć przygotowanie raportów i zwiększyć ich dokładność. Te możliwości znacznie upraszczają tworzenie statystyk. Dokładne i właściwe dane pomagają w zarządzaniu i rozwoju Twojego biznesu.
