Praca z raportami to ważny aspekt każdego biznesu. Dobrze przygotowana sprawozdawczość pomaga lepiej rozumieć bieżącą sytuację, znajdować słabe strony firmy i usprawniać procesy biznesowe. W tym artykule pokażemy, jak uprościć i zwiększyć efektywność procesu tworzenia raportów.
Jak stworzyć skuteczny system zarządzania raportami?
Na początek ważne jest wdrożenie prawidłowego dostępu do statystyk. W Oki-Toki można to zrobić na dwa sposoby:
- Korzystając z systemu ról i uprawnień dostępu, aby każdy otrzymywał tylko te informacje, które są mu naprawdę potrzebne do wykonywania zadań. Więcej o konfiguracji ról znajdziesz na blogu.
- Korzystając z projektów. Jeśli pracownik nie należy do projektu, nie będzie mógł przeglądać danych. To narzędzie pomaga zachować prywatność, zwłaszcza gdy call center obsługuje kilku klientów jednocześnie. Więcej o niuansach korzystania z projektów w call center znajdziesz w artykule na blogu.
System zarządzania raportami nie będzie skuteczny, jeśli proces zbierania danych nie zostanie zoptymalizowany. W Oki-Toki dostępnych jest ponad 36 różnych raportów, które pomogą uzyskać wszystkie niezbędne informacje o pracy call center. Dobór optymalnych raportów dla Twojej firmy ułatwi nasz artykuł na blogu.
Aby widzieć pełny obraz działalności call center, ważne jest monitorowanie danych w czasie rzeczywistym. W Oki-Toki monitoring online został zrealizowany za pomocą widżetów. Niezbędne widżety dla kolejek, dialerów, IVR itp. można umieścić na panelu administracyjnym i być na bieżąco z wszelkimi zmianami.
Jaki software lub programy są polecane do pracy z raportami?
Oki-Toki to pełnowartościowy software do tworzenia raportów, który pomaga zbierać i analizować dane. Jest prosty w obsłudze i pozwala szybko uzyskiwać potrzebne informacje.
Czasami jednak można sięgnąć po dodatkowe programy do przetwarzania i analizy danych.
Do pracy z arkuszami można używać:
- Microsoft Excel – narzędzie do analizy danych, które pozwala wykonywać obliczenia i wizualizować dane za pomocą wykresów i diagramów.
- Google Sheets – chmurowe rozwiązanie do pracy z arkuszami, które zapewnia wygodny dostęp z dowolnego urządzenia oraz możliwość wspólnej pracy nad dokumentacją w czasie rzeczywistym.
W Oki-Toki dostępny jest ręczny eksport w takich formatach jak: HTML, Excel, Google Sheets, co pozwala szybko wyeksportować dane i przeprowadzić analizę w wygodnych dla Ciebie aplikacjach. To także wygodny sposób na wymianę danych ze współpracownikami, zapewniający komfort i efektywność wspólnej pracy.
Integracja Oki-Toki z różnymi zewnętrznymi systemami przez API otwiera wiele możliwości optymalizacji procesów biznesowych. Pozwala to automatycznie wymieniać dane między systemami, z którymi pracuje firma. Integracja z CRM, platformami analitycznymi, systemami zarządzania projektami i innymi narzędziami sprzyja tworzeniu jednolitego ekosystemu, w którym wszystkie dane są zsynchronizowane i dostępne w czasie rzeczywistym.
W sekcji Integracje znajduje się dokumentacja API, gdzie znajdziesz wszystkie niezbędne parametry konfiguracji do przesyłania danych.
Jak zoptymalizować pracę z raportami?
Optymalizacja procesu pracy z raportami bezpośrednio zależy od właściwego doboru narzędzi. Oki-Toki oferuje wiele przydatnych funkcji, które uproszczą ich tworzenie.
Filtry:
Każdy raport Oki-Toki zawiera podstawowe i dodatkowe filtry. Dzięki nim można grupować informacje dotyczące pracy call center, konkretnego procesu biznesowego lub agenta. Wybierz parametry filtrowania i otrzymaj potrzebne dane.
Jako osobne narzędzie w Oki-Toki został wdrożony filtr połączeń. Jego główne zadanie to ukrywanie połączeń niecelowych (testowych, szkoleniowych). Więcej informacji o jego konfiguracji i zastosowaniu znajdziesz w artykule na blogu.
Szablony:
Automatyzacja pracy z raportami pomaga przyspieszyć przetwarzanie informacji i zmniejszyć liczbę błędów. Jeśli zbierasz tę samą statystykę dla call center, na przykład liczbę połączeń przychodzących z wczorajszego dnia – możesz użyć szablonów. Oszczędzi to czas poświęcany na wybór parametrów i wypełnianie potrzebnych pól.
W Oki-Toki szablony są podzielone na trzy typy:
- osobisty – z tego szablonu może korzystać wyłącznie użytkownik, który go utworzył;
- wspólny – do tworzenia takich szablonów użytkownik potrzebuje specjalnego dostępu. W tym celu przejdź do sekcji „Role”, wybierz uprawnienie „Zarządzanie wspólnymi szablonami raportów” i zaznacz tę pozycję;
- globalny – w tej sekcji znajdują się domyślne szablony. Zawierają one informacje ważne dla większości użytkowników, zapewniając szybki dostęp do kluczowych danych.
Aby stworzyć własny unikalny szablon, wybierz opcję „Utwórz nowy szablon”. Nadaj nazwę i ustaw niezbędne filtry. Następnie można zapisać te ustawienia i wykorzystywać je w przyszłości do szybkiego tworzenia raportów.
Możliwości eksportu:
W Oki-Toki można wyeksportować transkrypcje i pliki audio na swój komputer lub do chmury:
- Eksport transkrypcji został zrealizowany w formacie HTML. Korzystając z dwukierunkowej transkrypcji można otrzymać tekstowy zapis rozmowy klienta i agenta. W Oki-Toki zapis agenta jest domyślnie transkrybowany i również dostępny do pobrania.
Transkrypcja w Oki-Toki jest wielojęzyczna i wyświetla się w formie tekstowej w różnych językach. Jest to wygodne, jeśli call center obsługuje zagranicznych klientów. W trybie jednokierunkowym rejestruje ona tylko stronę agenta – tekst zostanie wygenerowany zgodnie z językiem przeglądarki użytkownika.
- Podłącz dysk chmurowy w sekcji Integracje/Zasoby zewnętrzne, aby eksportować dane do repozytorium. Wybierz warunki przesyłania nagrań i automatycznie otrzymuj dane z Oki-Toki.
Nagrania audio można pobrać na komputer lub na dysk zewnętrzny z Dziennika połączeń. W tym celu wybierz połączenia, ustaw sposób pobierania przyciskiem Eksport i pobierz pliki audio.
Jeśli trzeba przesłać raport koledze – skopiuj link z paska adresu przeglądarki i wyślij go przez dowolny dostępny komunikator lub e-mailem.
Oki-Toki wspiera optymalizację tworzenia raportów. Prosty i dostępny zestaw funkcji pozwala pracować z danymi szybciej i łatwiej, minimalizując błędy i zapewniając dostęp do ważnych informacji.
Czym są zautomatyzowane raporty i jak pomagają w pracy?
To raporty, które tworzą się automatycznie według ustalonego harmonogramu lub po spełnieniu określonych warunków. Ułatwia to pracę, ponieważ nie wymaga stałej ingerencji człowieka w ich przygotowanie.
W Oki-Toki dostępne są Raporty i kreator Datamixer.
- Raport – raport ze zbiorczymi danymi dotyczącymi głównych procesów call center za wybrany okres. Dla wygodnego wyboru potrzebnych informacji podzieliliśmy je na takie sekcje: Połączenia, Dialery, Użytkownicy, CRM, KPI, Czaty, Billing itp.
Każda sekcja zawiera podsekcje, które można wykorzystać do uszczegółowienia informacji. Aby utworzyć raport, przejdź do sekcji Raporty i wybierz sekcje oraz podsekcje. Twój raport zostanie wygenerowany i wysłany na wskazany adres e-mail. Więcej o Raportach przeczytasz w osobnym artykule.
- Datamixer – kreator łączący dane z różnych sekcji Oki-Toki. Datamixer może łączyć informacje, tworząc unikalne raporty zgodnie z Twoimi potrzebami.
Aby wygenerować raport, należy przejść do sekcji Zasoby projektów/Datamixer. Wybierając potrzebne parametry i pola z dostępnej listy, można łatwo dostosować narzędzie do swoich potrzeb. Link do pobrania wygenerowanych danych przyjdzie na Twój adres e-mail zgodnie z wybraną częstotliwością.
NEW! Już wkrótce pojawi się aktualizacja tego narzędzia. Datamixer zmieni się nie tylko wizualnie, ale też zostanie rozbudowany jego funkcjonalność. Dwa tryby tworzenia – podstawowy i zaawansowany, nowe pola raportów oraz logowanie zmian pozwolą tworzyć raporty łatwiej, a przede wszystkim lepiej.
Zautomatyzowane raporty są wygodne dla tych, którzy chcą regularnie śledzić wydajność i efektywność bez konieczności ręcznego zbierania danych. Korzystając z odpowiedniego przedziału czasowego, można uzyskiwać statystyki pracy call center za ostatnią godzinę, dzień, tydzień lub miesiąc.
Oki-Toki dostarcza wszystkie niezbędne narzędzia, aby zoptymalizować proces pracy z raportami. Różne rodzaje raportów, automatyzacja zbierania i przetwarzania danych, wygodne filtry i szablony, a także integracja z systemami zewnętrznymi pozwalają przyspieszyć przygotowanie raportów i zwiększyć ich dokładność. Te możliwości znacząco upraszczają tworzenie statystyk. Dokładne i poprawne dane pomagają w zarządzaniu i rozwoju Twojego biznesu.
